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Os requisitos de velocidade e acurácia no atendimento aos pedidos de clientes colocaram novas exigências para manter alto o nível de serviço ofertado por fabricantes e distribuidores.
Os clientes hoje buscam tratamento que propicie uma experiência inesquecível! Eles esperam receber seus pedidos com a maior rapidez e precisão possível, enquanto recebem o mais alto nível de serviço.
Consequentemente, o atendimento de pedidos tornou-se mais do que simplesmente receber um pedido e enviá-lo para o cliente; agora, desde o processamento do pedido (desde o início do atendimento – na loja física ou omni- channel) até sua entrega visam um único objetivo – a satisfação do cliente. Afinal, quando os clientes estão satisfeitos com o desempenho de uma empresa, eles continuarão a fazer negócios com essa organização.
Nosso tema deste mês abordará as tendências das melhores práticas na gestão e operação de Almoxarifados / Armazéns e Centros de Distribuição.

1. Introdução:
À medida que o atendimento de pedidos se torna mais complexo e crucial para manter a fidelidade dos clientes, a responsabilidade para atender à demanda do cliente em um curto período de tempo é dos fabricantes e distribuidores.
Pesquisa do grupo Peerless Research da qual participamos, aponta os seguintes problemas nas operações nos quatro últimos anos:

Muitas vezes, além de enfrentar a pressão do cliente, vários outros desafios criam ineficiências ao longo do processo de atendimento:
 Espaço limitado: Os armazéns podem ter espaço limitado para armazenar e escalonar pedidos. Da mesma forma, os sites dos clientes podem ter espaços menores e, portanto, exigem mais opções de pedidos just-in-time (JIT).
 Transporte não confiável: O setor de transporte tornou-se cada vez menos confiável, se um caminhão atrasar ou perder a hora agendada para entrega, os pedidos não serão considerados apenas atrasados, mas irão ocupar espaços valiosos do depósito.
 Sem um processo simplificado de gestão de estoques suportado pelo sistema adequado e utilizado por pessoal e supervisão qualificados, o problema anterior, aumenta ainda mais.
 Falta de comunicação: Muitas vezes há uma falta de comunicação entre vendas, manufatura, armazenamento, distribuição e até mesmo o cliente. Isso leva a alterações adicionais nos pedidos do cliente no final do processo.

2. Tendências de boas práticas:
Embora, ao longo dos anos as seguintes melhorias ocorreram: Implantação / melhoria da tecnologia (ERP, WMS, etc.); aumento do volume armazenado (por crescimento; adição de mais espaço ou mudanças na configuração do armazém); implantação de sistemas automatizados (sistemas de rack, digitalização, separação por voz ou por luz, etc.); melhorias na eficiência operacional; melhorias nos processos; uso de métricas de eficiência de armazém; revisão do estilo gerencial; substituição de pessoal; melhorias no nível de serviço ao cliente (melhoria do serviço; ajuste aos padrões de pedidos do cliente); consolidação de armazéns; aumento do número de SKUs.
A figura abaixo, resume o crescimento e queda dos principais serviços com adição de valor ofertados nos últimos 4 anos.

Figura 2: Lista de serviços com adição de valor. Fonte: Grupo Peerless Research (Set/2018)

Técnicas de atendimento de pedido:

Figura 3: Técnicas de atendimento de pedido. Fonte: Grupo Peerless Research (Set/2018)

Aqui está uma lista das 11 principais maneiras de melhorar as operações, adotando apenas algumas boas práticas de gerenciamento de armazém.
Práticas recomendadas de picking de armazém
Use contêineres padronizados para armazenar materiais. Os contêineres padronizados simplificam o atendimento de pedidos de armazém, facilitando a localização e o armazenamento de materiais, além de proporcionar ao armazém uma aparência mais limpa que melhora a organização.
O uso de caixas padronizadas minimiza a variedade de equipamentos de manuseio de materiais de que você precisa. Eles também eliminam o tempo perdido enquanto os catadores buscam o equipamento certo.
Use posições no depósito para garantir que as bandejas e paletes sejam colocados cuidadosamente nas prateleiras do local atribuído. Isso pode minimizar o estoque perdido ou extraviado e reduz o tempo gasto procurando materiais.
Use etiquetas legíveis e claras que possam ser lidas por pessoas, bem como por scanners ou outros equipamentos, para reduzir ainda mais os erros.
Implemente cross docking para acelerar as operações e eliminar o manuseio excessivo de estoque, entregando as mercadorias necessárias para os pedidos até a doca de remessa sem fazer uma parada no depósito. Isso reduz o tempo do ciclo de pedido e os custos de manuseio de material.

3. Práticas recomendadas de organização de armazém
A metragem quadrada do armazém é cara, portanto, maximize o uso de todo o seu espaço vertical, mesmo que isso exija um investimento em equipamento adicional. Você reduzirá os custos operacionais, os custos de manutenção de estoque e aumentará a eficiência das operações de picking e embalagem
Utilize a automação sempre que possível.
Use códigos de barras, tags RFID, NFC ou qualquer outra tecnologia que funcione melhor para o seu mix de inventário, para que você tenha sempre contagens e locais precisos disponíveis. O equipamento de código de barras não é uma opção cara – você pode até usar um telefone celular.
Uma das maneiras mais econômicas de usar a automação é com um AS / RS. Aumenta muito a eficiência das operações de picking e empacotamento e reduz materiais perdidos ou extraviados e erros de apanha. Você poderá enviar um número maior de pedidos perfeitos com um AS / RS no lugar.
Adote uma solução de gerenciamento de armazém para máxima eficiência. Uma boa solução de gerenciamento de armazém consolidará os pedidos para que você possa minimizar o tempo de viagem durante o picking, aumentando a eficiência e a produtividade. Ele pode ser integrado ao seu ERP ou ao sistema de gerenciamento de inventário para que seu inventário permaneça sincronizado – aumentando a precisão, reduzindo custos e melhorando a satisfação do cliente.
Use centros de distribuição omni-channel em vez de armazéns separados ou seções para cada canal. Você poderá reduzir o estoque total em sua cadeia de suprimentos, ter maior visibilidade da disponibilidade e simplificar a coleta de pedidos e a logística reversa.
A mistura de várias SKUs no mesmo local da bandeja reduz a produtividade da coleta. Fizemos estudos de tempo e movimento que provam que existe uma penalidade de tempo definida associada à mistura de vários SKUs no mesmo local de depósito.
A redução do tempo de viagem melhora a produtividade da coleta de pedidos. É por isso que as estratégias de coleta de pedidos em lote e cluster são usadas em depósitos. É também por isso que algumas empresas investem em sistemas de transporte.
A produtividade convencional de separação de pedidos melhora quando está no nível do solo. A afirmação de que é mais difícil separar itens na vertical do que horizontalmente é um princípio geralmente aceito que foi demonstrado por meio de esforços de benchmarking ao longo dos anos.
A produtividade de separação de pedidos melhora com o impacto da densidade. Se um operador separar de um em cada 100 locais, isso será mais lento do que se o operador separar de um de cada 10 locais de coleta. Maior densidade de separação = maior produtividade de separação. Por isso, faz sentido configurar zonas ativas para concentrar os SKUs que geram a maioria das atividades de picking.
O primeiro princípio básico a ser seguido é que os itens devem ser armazenados no acessório de armazenagem correto; ter SKUs de baixa movimentação em porta-paletes pode ser tão dispendioso quanto ter SKUs de alta movimentação em caixas de marfinite em prateleiras. Tomamos essa decisão com base em uma variável chamada velocidade de movimento do cubo que mede o volume de movimento de cada SKU. A velocidade de movimento do cubo = movimento em unidades x dimensões cúbicas da unidade.
A medição dessa métrica para cada SKU fornece uma maneira importante de garantir que os produtos estejam sendo manuseados na mídia de armazenamento mais apropriada. O alto movimento do cubo pertence ao rack e o baixo movimento do cubo pode ser atribuído a formatos de acessórios de armazenamento menores.

4. Práticas recomendadas de gerenciamento de estoques em armazém
Muitas pessoas pensam na contagem de ciclos como uma tática de gerenciamento de estoque para manter os equilíbrios na mão corretos. Embora esse seja um aspecto positivo da prática, o aspecto mais importante é tratar a contagem de ciclos como um teste de garantia de qualidade.
Quando você encontrar erros, não corrija o saldo. Em vez disso, investigue o motivo da discrepância e faça alterações nos procedimentos de gerenciamento do depósito para evitar que o problema ocorra novamente. Com o tempo, um bom programa de contagem de ciclos aumentará a precisão para perto da perfeição.
Integre suas soluções AS / RS e WMS. Essas duas tecnologias trabalham juntas, cada uma aumentando a utilidade da outra. Com o equipamento certo instalado, o gerenciamento de um depósito se torna muito mais simples e será mais fácil atender às suas métricas para pedidos, precisão, eficiência e produtividade perfeitos.
A maneira mais fácil de garantir integração contínua é selecionar um AS / RS e um WMS projetados para trabalhar juntos, eliminando o custo e o incômodo de integrá-los por conta própria.
Implemente um programa de conformidade do fornecedor. “Um programa de conformidade de fornecedores que pode incluir requisitos específicos de rotulagem e quantidades de embalagens – padrão para cada item individual. Os centros de distribuição de melhores práticas integram as operações com seus fornecedores; dessa forma, os fornecedores os ajudam a atingir o máximo rendimento e a máxima eficiência, em um curto prazo. Trabalhar com fornecedores para fornecer produtos configurados para facilitar o manuseio dentro de suas instalações é fundamental.
Embora a comunicação direta com o fornecedor geralmente ocorra através de Suprimentos, o CD identifica os problemas e fornece feedback para quem se comunica com o fornecedor.
Use a tecnologia de coleta de dados automática. “Os almoxarifados onde os colaboradores escrevem números em blocos de papel ou digitam cadeias de números em um teclado são um mau sinal”; os benefícios da coleta automática de dados – via código de barras e identificação por radiofrequência – são bem estabelecidos, incluindo maior produtividade e precisão e menores custos de mão de obra, mas muitas empresas ainda não implementaram a coleta automática de dados; algumas organizações com 30.000 ou 40.000 números de itens e várias instalações ainda estão convencidas de que estão em melhor situação sem a tecnologia!?!?
A separação de itens (picking) devem ser planejadas. Para que as empresas tenham o número certo de separadores devidamente equipados é importante ter zonas separadas para palete completo, caixas e picking de item individual; equilibrar essas várias zonas com o equipamento adequado requer conhecimento, experiência e um pouco de arte.
Monitore continuamente a operação de picking em cada turno para fazer ajustes conforme necessário, como a troca de separadores de palete inteiro para embalagens fechadas para lidar com um pico.
Registre cada movimento do produto como uma transação. Toda vez que um produto for movimentado no depósito, esse movimento precisa ser refletido por uma transação. As instalações de execução pouco controlada identificam o produto quando ele é recebido e guardado, mas não verificam as movimentações posteriores dentro de uma transação, afetando a integridade dos dados de inventário.
Use um processo de seleção de pedidos com as mãos livres. Ter colaboradores segurando um pedaço de papel, lendo seu conteúdo e, em seguida, seguindo para um local de coleta indica uma alta ineficiência. Mesmo usando um dispositivo portátil de RF (rádio frequência), os colaboradores têm que escanear o código do produto, abaixar a arma e escolher.
Em instalações onde a tecnologia é apropriada, deve-se habilitar a coleta de pedidos sem uso de mãos, por exemplo, com as unidades de RF montadas no pulso, separação por voz ou por luz.
Minimize toques nos produtos. Diversas técnicas ajudam a eliminar os toques no depósito, incluindo a coleta para uma caixa de remessa, em vez de ir para um contêiner. Um sistema robusto de gerenciamento de armazém (WMS) pode permitir a coleta diretamente para a caixa, eliminando as estações de embalagem dedicadas.
Também considere o uso de sistemas de etiquetagem impressos e aplicados que imprimam rótulos rapidamente e ofereçam pesagem e manifestação em movimento, bem como estações de selagem / gravação semiautomáticas ou automáticas, eliminando toques.Várias porções de pedidos – paletes completos, palhetas e palhetas soltas – devem chegar o mais próximo possível da doca, de modo que o pedido vá diretamente para o transportador em vez de ser colocado no chão.

Use o reabastecimento direcionado pelo sistema. Se o produto de entrada não for colocado em um local de retirada imediatamente, o reabastecimento direcionado pelo sistema é uma prática recomendada.
O reabastecimento direcionado pelo sistema é baseado em informações em tempo real que examinam a condição de estoque do local de picking e as quantidades que serão coletadas na próxima onda. Os sistemas de informação devem orientar o reabastecimento para que o local nunca fique sem estoque quando os separadores estiverem trabalhando.
Avalie a utilização de crossdocking. O Crossdocking pode ser uma prática recomendada em alguns setores e pode ser usado tanto para produtos de rápida como de lenta movimentação, e inclui crossdocking de produto encomendado, ou produto preparado pelo seu fornecedor para o seu cliente; seleção de linha reversa; e outras funções.
Considere uso de localização dinâmico. Toda unidade de gestão de estoque requer análise contínua da localização ideal, pois à medida que os itens se movem durante o ciclo de maturidade, sua velocidade muda. Outros itens são sazonais por natureza, por isso, é recomendável o uso de um sistema que gere relatórios de exceção que permita alterações contínuas nas localizações de estoque.
Gerencie as devoluções. O gerenciamento de devoluções é outra área de melhores práticas. Os gerentes de armazém precisam ser capazes de controlar o estoque de mercadorias devolvidas para que saibam o que está voltando ao estoque e podem ser vendidos, o que requer reparo e o que precisa ser descartado.
Implemente um programa de contagem cíclica. Um bom programa de contagem contínua de ciclos permite que você elimine a contagem de inventário físico mensal / anual; embora muitas empresas que implantaram a contagem do ciclo, ainda não tenham eliminado o inventário físico. Fazer isso reduz tempo e custos substancialmente.
Use as melhores práticas de medição. Cuidado com o modo como você desenvolve métricas e mede o desempenho, por exemplo, a acurácia na separação de pedidos: os separadores selecionam 1.000 unidades e, em um pedido, selecionam dois do Item XPTO em vez de dois do Item PQRM. Alguns consideram isso como dois erros e a acurácia resultante do envio de duas unidades do item errado, corresponde a 99,98% de precisão. No entanto, há quem considere como quatro erros, ou 99,96% de precisão, já que foram enviados dois itens XPTO indevidos e faltaram dois itens do item PQRM; o que para o cliente, cria quatro erros. Esse método de erro grosseiro é útil no cálculo da acurácia de separação com mais eficácia.

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