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Implantação de uma política de estoques em empresa de varejo


Empresa investe na implantação de Gestão de Estoques com base em melhores práticas.
O estudo do “case” a seguir não contém o nome ou localização da empresa, para manter o sigilo das informações. Para mais informações, entre em contato com a OMC Consultoria.

Cliente / Indústria
Pequena empresa atuante no varejo de distribuição de produtos e kits de material de escritório e papelaria.

Escopo dos serviços solicitados à OMC Consultoria
O cliente possui instalação de armazenagem para todos os produtos distribuídos local e regionalmente. Com o tempo, o lay out e as localizações já não atendiam ao volume armazenado, então fomos chamados para implantação completa de um novo sistema de gestão de estoques.

Problemas Críticos
No processamento diário das ordens o cliente recebe os pedidos, avalia a situação de pendências do comprador e, uma vez autorizada a venda, ocorre a separação, embalagem e expedição dos itens vendidos. O produto final pode também ser um Kit e, neste caso, os componentes precisam estar em estoque.
Os itens comercializados são produzidos por outras empresas, bem como, as embalagens usadas para despachar as cargas consolidadas.
Ao avaliarmos os processos existentes, notamos que o sistema de controle do serviço aos clientes tinha uma configuração bastante automatizada, permitindo saber de onde vinham e quando ocorriam as ligações, ou se os itens não tinham sido entregues com sucesso.
Por outro lado, notamos que o sistema de controle de estoque era tão arcaico como a forma de baixar e programar as reposições das necessidades. As ordens de reposição seguiam uma forma bem simples, se havia espaço no almoxarifado, comprava-se o volume máximo, porque os descontos oferecidos eram tão atrativos que a opção de comprar menos não era considerada.
Em gestão de estoques, as perguntas básicas são: O que pedir? Quando pedir? Quanto pedir e quanto estocar?
Questionado quanto à sua política de ressuprimento, ouvimos do cliente: “Sabemos que está na hora de comprar, quando estamos ficando sem estoques.”
O mais surpreendente é que, mesmo com a grande difusão de boas práticas que visam aprimorar cada vez mais esse processo, esta não é a única empresa onde encontramos essa forma de pensamento, ou seja, decidir repor quando já existem ordens para despachar.
Dando início ao projeto, o primeiro passo foi identificar todos os itens individuais associados a cada produto comercializado e, como conseqüência, o saneamento do estoque dos itens obsoletos ou sem giro por mais de 18 meses. Em seguida, com o auxílio de suprimentos, levantamos o tempo de reposição de cada item. Segundo o gestor responsável, os tempos informados eram estimativos não sendo possível precisar quanto tempo levava para receber as entregas, exceto os da linha de material de escritório. Sua melhor estimativa é que o tempo de espera era de aproximadamente uma semana e meia.
Na primeira semana conseguimos determinar qual a demanda e quanto de desvio existia para cada item, em função dos registros de dados mantidos pelo gerente de operações.  Recebemos  também, os 18 meses de histórico de demanda que foram convertidos em semanas, em função da necessidade do giro acompanhar a reposição.
Para os Kits que exigiam itens específicos por encomenda, usamos para determinar a demanda aproximada destes materiais um percentual de itens por Kit e depois foi feita a projeção da quantidade a ser usada.
Neste ponto já se pode determinar o ponto de reposição. Tínhamos o tempo médio de suprimento, a demanda média e o desvio-padrão da demanda; a variável que faltava da fórmula era o valor de z que se obtém em função do nível de serviço desejado. Multiplicado o tempo de suprimento médio pela demanda média chegamos ao ponto de reposição, assumindo que não há desvio da demanda.
No entanto, uma vez que sempre há desvio em relação à demanda média também determinamos o estoque de segurança através da seguinte fórmula:
[ z * raiz quadrada de ((demanda média)² * (Desvio Padrão de Tempo de reposição)² + (Tempo médio de reposição) * (Desvio Padrão da Demanda)²) ].
Em seguida, adicionamos o estoque de segurança ao resultado da multiplicação da demanda pelo tempo médio e chegamos ao ponto de reposição. Quando os estoques atuais atingirem este nível, os gestores imediatamente iniciarão um processo de requisitar / comprar.
Uma vez determinada uma parte da política de estoques, deveríamos agora considerar a criticidade dos itens para determinar os níveis adequados de estoque de cada material. Adotamos os seguintes passos:

Passo 1: Inventariar os níveis de estoque atuais. Ponto de partida para uma nova acurácia. Por se tratar de pequena empresa, em cerca de uma hora contamos e atualizamos os valores no banco de dados.
Passo 2:
Envolver os responsáveis por vendas para definir o impacto de criticidade de cada item no resultado final da receita. Para este passo, usamos ferramenta proprietária da OMC consultoria.
Passo 3: A partir dos resultados obtidos, foram definidos os itens que deveriam requerer estoques de segurança e seus valores. Foram também definidos os valores do intervalo de compras que melhor atendia o nível de serviço ao cliente e aos lotes mais econômicos para compras.

Por se tratar de uma pequena empresa, foi configurada uma planilha Excel que mantém controle de quantos e de que tipos de kits são despachados em uma base diária. Os dados para esse banco de dados será atualizado manualmente e diariamente. Com dados históricos é possível calcular a demanda média, o desvio da demanda e o percentual médio dos tipos de kits para que as células (com as fórmulas), automaticamente subtraiam cada dia o uso de matéria-prima e aponte as que estão fora dos níveis de estoque de acordo com a política.

Conclusão e lições aprendidas:

  1. O projeto permitiu ao cliente, balancear seus estoques, adequando-os ao nível de serviço requerido pelos seus clientes, com base em uma metodologia de melhores práticas em gestão de estoques.
  2. Ocorreu um saneamento permitindo a identificação de itens sem comercialização e o conseqüente investimento deste capital em estoque de maior giro. Com o saneamento, algumas localizações foram liberadas para permitir que lotes maiores pudessem ser armazenados sem requerer investimentos adicionais.
  3. O uso de planilha Excel é uma solução barata que com um bom conhecimento, permite criar soluções bem interessantes. Esta não é uma solução recomendada quando o porte da empresa (várias filiais, vários almoxarifados não centralizados), ou o volume de itens a gerenciar for grande e, neste caso, requerer um ERP.
  4. A desvantagem de usar o Excel é que ele pode ser superestimado e não ser capaz de fazer tudo o que se quer fazer ou pode não fazer tudo o que deveria fazer. Por exemplo, é preciso um comprometimento dos colaboradores quanto à efetiva atualização das entradas e saídas, bem como um controle das devoluções (tipo de entrada específico). Realmente este não é um negócio enorme, mas em última análise, reduz a automação do sistema.
  5. Outra desvantagem é a disponibilização destas planilhas via internet, para que todos os usuários possam consultá-la. Se a velocidade contratada não for ideal, alguns usuários podem não conseguir abri-la. Usando o Excel como um banco de dados de demanda diária e semanal, conclui-se que ele faz quase nada para verificar se os dados estão completos; ou seja, não se consegue garantir a integridade dos dados de demanda.