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Jun 2018 – Seis “dicas” para melhorar a acurácia do estoque


Adaptação do artigo de: Catherine Muir Ted Rohm
Prezados Leitores.
Enormes avanços em tecnologia e processos de negócios ocorreram nos últimos anos, mesmo assim, muitos fabricantes e distribuidores ainda não conseguem realizar operações básicas de armazenamento sem utilizar o modo reativo.
Isso se deve principalmente à falta de processos e procedimentos adequados de gestão de estoque, como manutenção básica de registros de estoque e procedimentos documentados de inventário.
Algumas organizações não possuem indicadores de desempenho em estoques que sejam adequados e precisos, ou nem mesmo, têm sistemas reais de medição em funcionamento.
Mas todas as organizações devem estar cientes de que há vários benefícios decorrentes da implantação de processos adequados de gestão de estoques, incluindo a capacidade de fornecer excelente nível de serviço ao cliente, tempos precisos de entrega de produtos, redução de custos operacionais e dados precisos para registros contábil – financeiros; bem como dados corretos para servirem de base para compras futuras ou, o que precisa ser priorizado na fábrica, quando se trata de empresa fabricante.
Este é o tema do nosso boletim deste mês onde daremos algumas dicas para melhorar a acurácia dos estoques.
1. Introdução:
A acurácia do estoque é um dos principais indicadores de desempenho em qualquer depósito ou centro de distribuição. De fato, ter a quantidade adequada de estoque (ou seja, não carregar muito de cada vez, mas ter o que você precisa quando você precisa) é um grande fator de sucesso para as organizações.
O estoque só pode ser mantido efetivamente com os processos corretos e com procedimentos de gestão adequados. A maioria dos problemas de estoque surge de medidas inadequadas de controle de estoque e da falta de processos adequados para relatar transações que acontecem em tempo real no depósito.
Quando surge um problema de estoque, muitas organizações optam por agir de maneira reativa, em vez de tentar resolver o problema subjacente; por isso, a maneira mais inteligente de administrar o almoxarifado é ter processos documentados implementados que eliminem os problemas de estoque antes que ocorram problemas, somente então podemos assegurar uma eficiente gestão e alcançar as metas estabelecidas, com o volume adequado de estoque nas prateleiras para atender às necessidades dos clientes e evitar excesso e falta de materiais, componentes ou produtos.
As operações de armazenagem eficientes oferecem como resultado; uma melhor gestão da demanda e dos pedidos; menor investimento em mão de obra de movimentação e separação; entregas mais confiáveis e melhor utilização dos espaços e equipamentos que os concorrentes que não focam na otimização da gestão de estoques.
As que assim procedem, tendem a superar o desempenho e serem bem-sucedidas no atual mundo de negócios competitivo. As principais ações que asseguram desempenho superior, são:
I. Manter um almoxarifado organizado

Certifique-se de que o armazém está organizado de forma sistematizada e ordenada. A importância disso é dupla – ambas para que os itens possam ser facilmente identificados durante a separação dos pedidos do cliente (pedidos de venda) e para que o material encaminhado para o depósito possa ser recebido e armazenado de maneira eficiente.
Se os membros da sua equipe de armazenamento não conseguirem encontrar o que estão procurando para atender um pedido, ou surgir uma nova remessa de material / peças que não possa ser armazenada corretamente, pois o armazém não está organizado de forma sistematizada e bem planejada, os colaboradores (e o cliente), perdem tempo precioso.

Multiplique a quantidade de tempo perdido pelo número de vezes que isso acontece durante o curso de um dia e, em seguida, um ano e os custos de produtividade perdida rapidamente alcançarão uma soma significativa e inesperada; nesse caso, tenha um mapa com todas as localizações organizadas e de fácil acesso; áreas de conveniência e de estoque, bem rotuladas, com sinalização clara e descrições de itens.

Nomeie e rotule até mesmo as áreas que atualmente não têm estoque, como prateleiras vazias, com o que deve ser colocado lá no futuro; isso sempre pode ser alterado, se necessário, mas você não quer que as coisas acabem onde não deveriam, apenas porque um funcionário achava que um determinado espaço era “livre para todos”.

As etiquetas de localização precisam ser fáceis de ler e não ambíguas, portanto, o tamanho e a cor das letras são considerações importantes, e não apenas “agradáveis de ter”. O ideal é que essas etiquetas sejam grandes o suficiente para serem lidas com facilidade e rapidez a alguns metros de distância, bem como, todas devem possuir códigos de barras para leituras de localização automatizadas.
Estabeleça uma boa classificação de materiais em estoque e transfira para as etiquetas identificadoras, essa boa prática.
a. Etiquetas de identificação:

As etiquetas de identificação são utilizadas diariamente nas rotinas de estoque – um almoxarifado bem organizado é, numa macro escala, aquele que permite aos colaboradores – encontrar o que procura nas seções corretas, nas quantidades requeridas.
As etiquetas de identificação auxiliam em primeiro lugar, quando o código, a descrição, e demais informações (ex: data de validade, material perigoso, requisitos de embalagem, etc.). Em segundo lugar, quando recebemos dos fornecedores, materiais e componentes devemos exigir deles que sigam boas práticas de estoque para que não tenhamos retrabalho; o ideal é que os itens enviados possuam a mesma identificação, seja usando o uma referência cruzada com o part number do fornecedor ou código de barras.
b. Invista numa boa descrição dos materiais em estoque
Além das etiquetas de identificação, é fundamental a utilização de uma padronização na descrição dos materiais em estoque, pois é ela que aparecerá nas etiquetas mencionadas; bem como, em todos os registros e documentos através da cadeia de suprimentos.
Uma única identificação (código / descrição padronizada) para cada ítem é vital para uma boa acurácia. Além de única identificação, devemos garantir a clareza e a quantidade de informações que a descrição deve conter, para não deixar dúvidas de qual item de estoque estamos falando.
A descrição deve ser precisa e objetiva e estarem associadas a códigos de números e / ou letras para identificar cada um deles, dos demais. Algumas dicas a considerar, evite usar caracteres especiais ou símbolos (como marcas registradas); visando facilitar algumas análises na área de suprimento, grupe os itens de alguma forma inteligente (famílias, código de categoria, versão do produto). Dessa forma, pesquisas no estoque, nos pedidos ou quaisquer processos que requeiram filtros de pesquisa, ficarão mais facilitados.
II. Estabeleça políticas e procedimentos para um eficiente fluxo de recebimento/ localização / guarda e preservação.
Ainda que as duas primeiras dicas sobre organização sejam seguidas, o almoxarifado ainda precisa de políticas e procedimentos documentados. Para uma movimentação eficiente de estoque e geração do registro preciso de dados, é importante definir todos os processos formalmente.
Toda a documentação do processo deve incluir procedimentos para interação física, manuseio de materiais, diretrizes de segurança e qualidade dos relatórios. Esses procedimentos devem incluir processos passo a passo para o recebimento e armazenamento do material. Os procedimentos documentados devem detalhar como cada item deve ser manuseado, verificado e localizado. Essas instruções também devem incluir como lidar com o estoque danificado ou obsoleto, tais como – ele pode ser retrabalhado ou precisa ser descartado?

Em seguida, selecione alguns indivíduos envolvidos nas operações de depósito para revisar a documentação antes de ser liberada para todos os funcionários. Isso garante que todas as etapas ou etapas do processo sejam documentadas e que nenhuma parte das atividades esteja faltando.

Depois que todos os revisores concordarem, a documentação poderá ser liberada para os funcionários do depósito. A liberação da documentação deve ser feita por meio de treinamento formal com os funcionários apropriados. O ideal é que os funcionários sejam questionados sobre o material e tenham que obter uma proficiência de aprovação para desempenhar as funções nos procedimentos.

Os processos podem ter que ser auditados para garantir que cada procedimento documentado esteja sendo seguido. Se surgirem problemas de não conformidade, certifique-se de implementar imediatamente uma ação corretiva.
E se os funcionários parecem estar se desviando do processo documentado (talvez porque o desvio forneça uma maneira mais rápida de realizar uma tarefa), o processo deve ser examinado para ver se são necessárias mudanças no processo e, caso contrário, deve ser claramente comunicado que desvios de processo não são aceitáveis.

III. Use a contagem cíclica:

Embora a maioria das empresas tenha processos em funcionamento para lidar com o estoque de maneira muito melhor, isso não elimina a necessidade (e benefício) do inventário através da contagem cíclica (sugerimos com base na classificação ABCDE – considerada mundialmente a de melhor prática).

Para quem não conhecve, a contagem cíclica é uma maneira de contar o estoque onde pequenos subconjuntos de inventário (selecionados conforme critério preestabelecido) são contados durante o ano, em ciclos planejados conforme política de estoques. Diferente da contagem de estoque físico tradicional, em que as operações param enquanto todos os itens são contados em uma instalação ao mesmo tempo, as contagens de ciclos são menos prejudiciais às operações diárias.

A contagem de ciclos também fornece uma avaliação contínua da acurácia do estoque e da execução do procedimento e pode ser personalizada para se concentrar em itens com maior valor, maior volume de movimento ou que são críticos para os processos de negócios. A contagem de ciclos verifica a acurácia e pode ajudar a identificar as causas principais dos erros de inventário.

IV. Estabeleça limites de acesso ao estoque e acompanhe diariamente:

Para reduzir os riscos de pessoas não autorizadas (funcionários de outros setores, fornecedores, entre outros) manuseando ou acessando informações do almoxarifado; a proteção mais fácil para a correta gestão do estoque é oferecer acesso apenas aos colaboradores cujas métricas de desempenho estejam ligadas ao acesso a dados de estoque.
Para tal, avalie exatamente quem precisa de acesso, com base nos critérios acima mencionados e garanta que esse pequeno grupo de pessoas seja treinado adequadamente no sistema organizacional e nas práticas de estoque da empresa, assim fica muito mais fácil gerenciar o sistema, reduzir erros e implantar alterações quando necessário.

Recomendamos que essas decisões sejam tomadas quando um sistema de gestão de estoques está sendo implantado, mas uma revisão periódica de quem tem acesso ao sistema de estoque e estoque é valiosa a qualquer momento, inclusive para atualizar a lista de quem tem acesso ao estoque (inclusões e exclusões).

V. Use a tecnologia para alavancar oportunidades
Atualmente, a tecnologia desempenha um papel fundamental em praticamente todos os processos de negócios, se a empresa ainda estiver acompanhando os dados de estoque com caneta e papel ou planilhas simples, ao longo desse tema, já deu para perceber que o software de gerenciamento de estoque (WMS) tem a capacidade de tornar seu controle e organização muito mais fáceis e precisos. A questão hoje em dia é que a tecnologia não deve desempenhar um papel na gestão de estoques, mas quanto de um papel ela deve desempenhar?

A resposta a essa pergunta depende das necessidades de estoque de cada empresa e do quanto ela pode ser atendida por um sistema simples (rastreamento para reposição dos níveis de estoque e movimentação) ou se é necessário um sistema mais complexo (por exemplo, produtos manufaturados ou mercadorias – montagens e vários componentes exigem sistemas de gerenciamento mais complexos que rastreiam o estoque em tempo real).

Mas não importa quão complexas sejam suas necessidades de estoque, o software selecionado deve facilitar o rastreamento (bem como pedidos, volume de vendas e entregas), permitirá que as pessoas certas tenham acesso ao estoque, tenha um registro preciso de movimentação e obtenha informações sobre a atividade e o histórico.

A tecnologia de codificação de barras desempenha um papel importante em qualquer sistema de depósito automatizado, impressoras e leitores de código de barras são relativamente baratos e podem ser incorporados em operações de armazém. Os leitores de código de barras reduzem muito os erros de entrada manual de dados que ocorrem no depósito. Outras tecnologias, como RFID (identificação por radiofrequência) também estão se tornando muito baratas e devem ser consideradas para inventários de maior valor.
O custo da falta de acurácia do estoque pode ser alto, incluindo entregas incorretas para os clientes, paradas de estoque e pedidos atrasados por falta de estoque, recursos desperdiçados tentando localizar itens perdidos e flutuações de estoque; situações que podem levar a empresa a sentir a necessidade de aumentar ou reduzir seu estoque por conta das incertezas das contagens de estoque. A falta de acurácia é especialmente cara quando se trata de material com data de validade que pode estragar, ou de outras origens que podem se obsoletar. À medida que a empresa investe em projetos de melhoria da acurácia, ela pode reduzir o estoque de segurança – que nada mais é que excesso de estoque que é armazenado para evitar um estoque desbalanceado.

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